Ръководство стъпка по стъпка за създаване на инструмент за проследяване на месечните разходи в Google Таблици

Ръководство стъпка по стъпка за създаване на инструмент за проследяване на месечните разходи в Google Таблици

Ефективното управление на вашите финанси е от съществено значение, но често може да ви се стори непосилно, особено когато проследявате разходите си. За щастие, инструменти като Google Sheets предлагат интуитивна платформа за създаване на персонализирани проследяващи месечни разходи. Докато Google Таблици предоставя няколко готови шаблона, проектирането на тракер, съобразен с вашите нужди, е постижимо и лесно.

Стъпка 1: Определете вашата структура за проследяване на разходите

Преди да се потопите в създаването на вашия инструмент за проследяване на разходите, важно е да обмислите компонентите, които искате да включите. Опростяването на настройката ще помогне за по-добра визуализация и проследяване на вашите разходи.

  • Влезте в уеб страницата на Google Таблици и се уверете, че сте влезли в акаунта си в Google.
  • Изберете опцията „Празна електронна таблица“, за да започнете нова електронна таблица.
Създаване на нова електронна таблица
  • В новата си електронна таблица щракнете върху бутона „+“ в долния ляв ъгъл, за да добавите друг лист. Ще ви трябват два листа: първият за въвеждане на вашите разходи и вторият за обобщаване и визуализиране на вашите данни.
Добавяне на нов лист
  • Създайте пет колони в първия лист със следните заглавки:
    • Място: Търговецът на вашите покупки.
    • Категория: Типът закупени артикули.
    • Сума: Цената на всеки артикул.
    • Дата: Датата на закупуване.
    • Месец: Месецът, в който е извършена транзакцията.
Заглавия на колони за проследяване на разходи

Стъпка 2: Създайте меню с категории

За да рационализирате въвеждането на данни, задайте конкретни категории на транзакциите си в инструмента за проследяване на разходите.

  • Изберете колоната „Категория“, като задържите Ctrlили CMD(в зависимост от вашето устройство) и щракнете върху менюто Вмъкване в горната част.
Вмъкване на падащо меню
  • От опциите изберете „Падащо меню“.
Създаване на падащо меню
  • Ще се отвори странична лента, която ви позволява да добавяте различни категории. Изберете „Добавяне на друг елемент“, за да включите още категории.
Добавяне на категории към падащото меню
  • Можете да оцветите категориите, като щракнете върху падащите менюта до тях. След като приключите, щракнете върху „Готово“, за да запазите избора си.
Финализиране на падащи категории

Стъпка 3: Форматирайте инструмента за проследяване на разходите

За да осигурите яснота и последователност, от решаващо значение е да форматирате правилно инструмента за проследяване на месечните си разходи.

  • За да редактирате колоната „Дата“, изберете заглавието на колоната.
Избиране на колона с дата
  • Намерете опцията „Още формати“ в лентата с инструменти, разпознаваема от символа „123“.
Опции за форматиране
  • Изберете „Дата“ от падащото меню или отидете до меню „Формат“ и изберете „Число“, последвано от „Дата“.
Избор на формат на датата
  • За да покажете месеца от датата на покупка, използвайте функцията TEXT. Кликнете върху първата клетка в колоната „Месец“, въведете: =TEXT(cell_reference,"mmm"), като замените cell_referenceс клетката, съдържаща датата.
Функция TEXT за показване на месеца
  • След като попълните другите колони, щракнете и плъзнете манипулатора за попълване от ъгъла на клетката на колоната Месец, за да попълните автоматично други клетки.
Автоматично попълване на колоната месец
  • За форматиране на валута изберете заглавието на колоната Сума, след което щракнете върху иконата $или €в лентата с инструменти – може да се нуждаете от опцията „Още формати“, ако не се вижда веднага.
Форматиране на валута
  • В „Още формати“ можете да изберете „Валута“, „Валута закръглена“ или „Персонализирана валута“ според вашите изисквания.
Избор на валутни опции

Стъпка 4: Обобщете разходите си с функции

  • След като въведете данните за разходите си в първия лист, преминете към втория лист, като използвате разделите в долната част.
Превключване на листове в Google Таблици
  • Маркирайте клетки от B1 до M1 с първите три букви на всеки месец. Общата сума за всяка категория ще бъде отразена в колона N.
Въвеждане на етикети за месеца
  • Във втората колона на A въведете категориите разходи, съответстващи на тези в първата електронна таблица.
Въвеждане на категории разходи
  • Под последната категория в колона A включете етикет „Общо месечно“.
Въвеждане на месечна сума
  • Използвайте формулата SUMIFS в клетка B2, за да обобщите категориите: =SUMIFS(Sheet1!$C$2:$C$11, Sheet1!$B$2:$B$11, $A2, Sheet1!$E$2:$E$11, B$1).
Използване на формулата SUMIFS
  • След като въведете формулата, я плъзнете хоризонтално до последната клетка до Месечната сума и след това надолу през категориите.
Плъзгане на формулата през клетки
  • В колона N2 използвайте, =SUM(B2:M2)за да изчислите общата сума за категория, като плъзнете тази формула надолу за всички записи.
Изчисляване на общите суми за категории
  • В реда Обща месечна сума обобщете всички разходи по категория, като използвате =SUM(B2:B10)или съответния диапазон от клетки във вашия лист.
Общо месечно изчисляване

Стъпка 5: Визуализирайте разходите си с диаграми

Използването на искрящи линии и кръгови диаграми в Google Таблици може да помогне за визуално проследяване на вашите разходи.

  • В клетка O2 въведете формулата за искрящи линии: =SPARKLINE(B2:M2).
Създаване на искрящи линии за визуализация на данни
  • Плъзнете манипулатора за попълване надолу, за да приложите това към всички категории.
Удължаване на искрящите линии надолу
  • За да добавите кръгова диаграма, щракнете върху „Вмъкване“ в менюто и изберете „Диаграма“.
Вмъкване на диаграма
  • В редактора на диаграма изберете „Кръгова диаграма“ от падащото меню „Тип диаграма“.
Избор на тип кръгова диаграма
  • Посочете диапазона от данни в полето „Диапазон от данни“, например: N2:N10.
Задаване на диапазон от данни за диаграма
  • Щракнете върху „Добавяне на етикет“, изберете диапазона от данни за вашите етикети (напр. A2:A10) и финализирайте настройката.
Добавяне на етикети към кръговата диаграма
  • Вашата кръгова диаграма ще представи разбивка на различните ви разходи, подобрявайки финансовата ви представа.
Окончателна визуализация на кръгова диаграма

Стъпка 6: Приложете филтри за ефективно гледане

Филтрите могат да подобрят управляемостта на вашия инструмент за проследяване, като ви позволяват да сортирате или скривате транзакции без усилие.

  • Кликнете върху заглавката на колоната, която искате да филтрирате.
  • Натиснете бутона „Създаване на филтър“, представен от обърнат триъгълник в лентата с инструменти.
Създаване на филтри в Google Таблици
  • След като щракнете върху иконата на филтъра до заглавието на колоната, ще се появят различни опции. Изберете от „Филтриране по стойности“, „Сортиране от A до Z“ или допълнителни предпочитания за сортиране, след което щракнете върху „OK“, за да приложите.
Опции за сортиране на колони

Важни бележки

  • Вашият инструмент за проследяване на разходите ще се актуализира автоматично, когато се добавят нови разходи, отразявайки промените в кръговата диаграма.
  • Помислете за конвертиране на вашите записи във формат на таблица за по-лесна навигация и анализ на вашите разходи.
  • Основното предимство на създаването на персонализирано проследяване на разходите вместо използването на шаблони е гъвкавостта да се правят незабавни корекции в случай на грешки.
  • За удобство можете да инсталирате приложението Google Таблици на вашия смартфон, за да регистрирате разходите в движение.

Свързани статии:

Възстановете хранилището на Android: Ръководство за архивиране на приложения
Как да коригирате проблеми с трептенето на екрана на Netflix в Windows и macOS

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *