14 съвета за организиране на входящата ви поща в Gmail

Управлението на вашите имейли изглежда като една от онези задачи, които винаги планирате да направите, когато имате време, но никога не се изпълняват. Все повече и повече имейли продължават да наводняват входящата ви кутия, което затруднява и отнема време да намерите това, което търсите. Всъщност може да прекарвате повече време в търсене на правилните имейли, отколкото в четене.

Това е вярно, дори ако разчитате на Gmail, който има няколко изящни функции, като етикети и филтри, за да улесни управлението на имейлите. Тук сме обаче, за да ви кажем, че организирането на входящата ви поща в Gmail е много по-лесно, отколкото си мислите, и предлага няколко предимства, като например по-добро управление на времето, повишена продуктивност и подобрена комуникация.

И тези предимства могат на свой ред да помогнат за облекчаване на стреса ви, причинен от претоварената входяща кутия. Просто следвайте съветите, които споделихме в тази публикация, и скоро ще имате по-чиста, по-лесна за използване входяща поща в Gmail заедно с пълно спокойствие.

Уверете се, че подходящи имейли се показват в горната част

Входяща кутия, пълна с имейли, може да бъде трудна за навигация и може да направи намирането на информацията, от която се нуждаете, доста предизвикателство. За да избегнете това, уверете се, че вашите подходящи имейли се показват в горната част. Можете да го направите, като използвате функциите, които са вградени в Gmail.

По подразбиране Gmail ви предлага пет опции за организиране на вашите имейли – първо важни, първо непрочетени, първо маркирани със звезда, приоритетна входяща кутия и множество входящи кутии. За да промените кои имейли да се показват първи, следвайте тези стъпки.

Кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на входящата ви кутия в Gmail и след това върху бутона „Вижте всички настройки“.

Когато се отвори основната страница с настройки, превключете към раздела „Входящи“. След това изберете предпочитаната от вас входяща кутия от опцията „Тип входяща кутия“.

Изберете опцията „Първо важно“, за да позволите на Gmail да ви показва имейл съобщенията, които смята за най-важни. Като алтернатива можете да изберете първо да видите непрочетените съобщения или съобщенията със звезда. Можете също да го зададете на Приоритетна входяща кутия, което позволява на Gmail да научи с кои имейли взаимодействате най-често, за да може да показва тези в горната част.

Персонализирайте изгледа на вашата входяща кутия

С Gmail можете да персонализирате входящата си поща по различни начини. Например можете да изберете как да се показват имейл съобщенията.

Щракнете върху иконата на зъбно колело, за да отворите панела с настройки.
Изберете между изгледите по подразбиране, удобни и компактни. Опцията По подразбиране показва името на подателя и вида на прикачения файл под темата. С този изглед можете да отваряте прикачени файлове директно от входящата си кутия.

Удобната опция ви уведомява, че прикачените файлове присъстват с помощта на икона на кламер, но не ви позволява да отваряте прикачените файлове директно. И накрая, опцията Compact ви позволява да видите повече имейл съобщения на екрана.

Използвайте бутона за спам

С помощта на изкуствения интелект Gmail автоматично определя кои имейли са нежелани и спам, предотвратявайки ги да влязат във входящата ви поща. Въпреки това понякога нежеланата поща все още може да премине и да стигне до входящата ви кутия, което води до бъркотия и ви разсейва от намирането на информацията, от която се нуждаете.

Това може да се случи, когато Gmail не разпознае тези имейли като спам. Решението в този случай е да маркирате тези имейли като спам чрез предоставения бутон.

Кликнете върху квадратчето за отметка до имейла, който искате да маркирате като спам, за да изберете съобщението.

Това ще ви покаже няколко бутона в горната част. Щракнете върху бутона, който се появява като удивителен знак в кръг, за да маркирате имейла като спам.

Сега Gmail автоматично ще изпраща всички подобни имейли от подателя в папката за нежелана поща, като помага да поддържате входящата си кутия чиста. Като алтернатива, ако смятате имейл за полезен, но той е маркиран като спам от Gmail, можете също да го информирате, че не е спам.

Използвайте филтри

Наличието на много имейли означава, че няма да е възможно да сортирате всички ръчно и да решите кои са полезни. За щастие, с филтрите не е нужно. Можете просто да уведомите Gmail кои имейли искате в конкретна категория, като създадете филтри за тях.

За да създадете филтър, отидете в настройките на Gmail и щракнете върху раздела „Филтри и блокирани адреси“.

След това щракнете върху „Създаване на нов филтър“.

Gmail ще ви позволи да изберете какво ще прави този филтър. Можете да изберете имейли от конкретни хора или да съдържат конкретни думи, размер на имейла и дори дали имат прикачени файлове. Може директно да изпраща имейли в архивите, без да влиза във входящата ви кутия, или автоматично да маркира имейлите като прочетени.

Можете да създадете различни филтри за вашите имейли, за да сте сигурни, че само подходящи имейли ще пристигнат във входящата ви кутия, което улеснява прегледа им, когато имате нужда от тях, без да губите време.

Отървете се от неизползваните раздели

По подразбиране Gmail предлага пет раздела, в които категоризира вашите имейли. Те включват основни раздели, социални раздели, форуми, актуализации и промоции. Gmail автоматично поставя различни имейли в подходящи раздели, като помага за намаляване на бъркотията, причинена от бюлетини, рекламни имейли и други.

Въпреки това, не всеки се нуждае от всичките пет раздела, в който случай допълнителните раздели може само да добавят към бъркотията. В такива ситуации можете да деактивирате разделите, които не използвате, като влезете в настройките на Gmail.

На страницата с настройки щракнете върху раздела „Етикети“ и превъртете надолу до секцията „Категории“.
Тук можете да изберете да покажете или скриете разделите на категориите според вашите изисквания, като щракнете върху съответните бутони.

Наличието на по-малко раздели също ще улесни по-честото проверяване на вашите имейли, така че можете да изтриете тези, които не ви трябват.

Архивиране на имейли

Имате две възможности, когато става въпрос за премахване на имейли, с които вече не взаимодействате. Първият е да ги изтриете, което ги премества в папката „Кошче“, откъдето се премахват за постоянно след 30 дни. Вторият вариант е да ги архивирате, което ги премества в папка „Архив“.

Архивирането на имейли означава, че те се премахват от входящата ви кутия, но не се изтриват. Все още можете да ги търсите, ако имате нужда от тях, и ще ги намерите в раздела „Цялата поща“. Архивирането ви помага да съхранявате имейли, които може да не използвате в момента, без да им позволява да създават бъркотия във входящата ви кутия.

За да архивирате имейл, просто задръжте курсора на мишката върху него и ще видите бутона за архивиране отдясно. Кликнете върху него, за да го архивирате.

Друга възможност е да кликнете върху трите точки в горния десен ъгъл и ще получите различни опции, които ви позволяват да организирате имейлите си.

Кликнете върху „Архивиране на всички видими елементи“, за да архивирате всички имейл съобщения във входящата си кутия в Gmail.

Можете дори да изберете имейли от конкретни податели и да ги архивирате групово, освобождавайки бързо място във входящата си кутия.

Активирайте известията на работния плот

Искате ли да следите имейлите, докато идват, за да можете незабавно да предприемете необходимите действия? Ако е така, помислете дали да не включите известията на работния плот на Gmail. Тази функция ви уведомява всеки път, когато във входящата ви кутия пристигне имейл, което ви позволява да управлявате имейлите в реално време.

За да активирате известията на работния плот, отворете страницата с настройки на Gmail и превъртете надолу до опцията „Известия на работния плот“ в раздела „Общи“.

Тук можете да изберете да включите известията за всички имейли или само за важни. Можете дори да персонализирате звуците за известия по имейл от тук. След като сте готови, превъртете надолу и запазете промените си.

За да се възползвате напълно от известията на работния плот на Gmail, ще трябва да включите и известията в браузъра, ако са изключени. След като го активирате, можете да четете, изтривате, архивирате или отговаряте на имейли веднага щом пристигнат във входящата ви кутия.

Заглушаване на имейл разговорите

Често може да се окажете в разговори по имейл, които не са непременно свързани с вас, или такива, които не намирате за много важни в момента. Въпреки че винаги можете да си тръгнете, друга опция е да заглушите нишката на разговора, предотвратявайки непрекъснатото изскачане на актуализации и разсейването ви.

Заглушаването на разговорите ще предотврати появата на нови съобщения, но те все пак ще достигнат до вас. Можете да ги намерите в архивите. Това означава, че ако искате, винаги можете да ги проверите по-късно или да потърсите конкретен имейл, когато е необходимо.

За да заглушите нишка за разговор, щракнете върху квадратчето за отметка отляво на нишката за имейл, която искате да заглушите, за да я изберете, след което щракнете върху трите точки в горната част.

Падащото меню, което се появява, ще съдържа опцията за заглушаване; щракнете върху него, за да заглушите разговора.

Всички нови съобщения в разговора няма да се показват във входящата ви кутия и вместо това ще бъдат изпратени директно в архивите. Можете лесно да намерите заглушени съобщения, като напишете is:mutedв лентата за търсене.

Важни имейли със звезда

Gmail върши доста добра работа, като определя кои имейли може да са важни за вас и добавя жълт „Маркер за важност“ до тях. Въпреки това все още има моменти, когато може да не е в състояние да го направи правилно. За щастие все още можете да го уведомите кои имейли са важни, като ги маркирате със звезда.

Докато Gmail добавя маркери за важност към цели имейл нишки, вие можете да добавяте звезди към отделни имейли в нишка. Това ще ви помогне да търсите конкретни имейли по-бързо и с минимални проблеми.

За да добавите звезда, просто щракнете върху иконата на звезда до имейл във входящата си поща в Gmail.

След като приключите с имейл нишката, можете да премахнете звездата, като щракнете отново върху иконата на звезда.

Докато продължавате да добавяте и премахвате звезди, Gmail ще става по-добър в откриването кои съобщения са важни за вас. Можете да получите достъп до всичките си имейли със звезда от опцията „Със звезда“ в левия панел на вашата входяща кутия.

Използвайте етикети, за да организирате вашите имейли

Gmail използва етикети, за да разделя имейлите в различни категории, като например входяща кутия, кошче и чернови. Позволява ви също да създавате свои собствени етикети и дори можете да добавите повече от един етикет към имейл съобщение. Етикетите функционират като тагове, което ви улеснява да намерите правилното съобщение и дори можете да влагате етикети като подпапки.

Етикетът може да бъде дълъг 225 знака и може да бъде цветно кодиран за по-добра видимост. И можете да настроите Gmail така, че да добавя етикети към имейлите автоматично, когато пристигнат.

За да създадете етикет, превъртете надолу от лявата страна на вашата входяща кутия в Gmail, докато стигнете до секцията „Етикети“. Кликнете върху иконата „+“, за да създадете нов етикет.

В полето, което се показва, можете да изберете името на етикета и дали искате да го вложите под съществуващи етикети. Кликнете върху бутона „Създаване“, за да създадете етикета.

Използването на етикети може да улесни нещата, когато става въпрос за организиране на входящата ви поща в Gmail, но те трябва да се използват стратегически. Въпреки че можете да създадете множество етикети, твърде много етикети ще доведат до същия проблем, така че правилният баланс е от решаващо значение. Или можете да разчитате на приложения на трети страни, които ви помагат да добавяте етикети като раздели за лесен достъп.

Изпробвайте множество входящи кутии

Gmail има функция, наречена Множество входящи кутии, която ви позволява да управлявате множество акаунти в Gmail чрез обединена входяща кутия. Тъй като няма ограничение за броя на акаунтите в Gmail, които можете да създадете, можете да имате отделни акаунти за дома и работата и да ги управлявате с множество входящи кутии.

За да активирате множество входящи кутии, отворете своя Gmail и щракнете върху иконата на зъбно колело за достъп до настройките.
Превъртете надолу до секцията „Тип входяща кутия“ и щракнете върху опцията „Няколко входящи кутии“. Активирането на това ще ви позволи да създадете няколко панела за различни категории имейли, като тема, тип, подател и т.н.

Можете също така да изберете конкретни имейли, които да се показват в различна пощенска кутия и да конфигурирате всеки раздел въз основа на вашите приоритети. Функцията Множество входящи кутии помага да се осигури по-чист изглед на различни категории имейли, осигурявайки по-бързо потребителско изживяване.

Активиране на напомняния в Gmail

Ако получавате много спам имейли, има вероятност да сте пропуснали няколко важни, когато се опитвате да избегнете спама. Функцията Nudge в Gmail може да ви помогне в такива случаи, като ви напомня за важни имейл съобщения, които се нуждаят от вашето внимание. Той работи на алгоритъм, който извежда имейлите, които се нуждаят от отговор от вас или от другата страна, в горната част на вашата входяща кутия.

Функцията може да бъде доста удобна, ако имате нужда от напомняне за изпращане на отговори или последващи имейли.

За да активирате Nudges, влезте в настройките на Gmail и превъртете надолу в раздела „Общи“, докато стигнете до секцията „Nudges“.
Щракнете върху квадратчето за отметка, за да активирате напомняния както за имейли, които се нуждаят от отговори, така и за последващи предложения.

След като включите Nudges, Gmail автоматично ще изведе имейли, изискващи отговор, в горната част на входящата ви кутия. Той ще предложи имейли, на които може да сте забравили да отговорите, както и такива, които изискват изпращане на последващ имейл. Така можете бързо да се справяте с имейл съобщенията, ако е необходимо, вместо да ги оставяте да се трупат във входящата ви кутия.

Използвайте хаштагове в Gmail

Както обяснихме по-горе, можете да създавате етикети, за да организирате и управлявате лесно вашите имейл съобщения. Въпреки това, ако искате да отидете една крачка напред, можете също да използвате хаштагове, когато съставяте имейли и след това да ги използвате за лесно търсене на конкретни имейли във входящата ви кутия.

Например, може да изпращате имейл на клиент относно проект и можете да използвате #follow-up, #project-details, #name-of-the-project и др. хаштагове в края на съобщението.

Сега търсенето на имейли, които са ограничени до тази тема, изисква търсене само на тези хаштагове в полето за търсене.

Когато въвеждате хаштагове в полето за търсене, всички имейл съобщения, съдържащи тези хаштагове, ще се появят в резултатите от търсенето. Вече не е необходимо ръчно да сортирате тонове имейли, за да стигнете до този, от който се нуждаете.

Създайте множество псевдоними на Gmail

Можете да създадете множество версии на своя имейл адрес в Gmail с помощта на знака „+“ и различни комбинации от цифри и думи. Това ще ви позволи да филтрирате имейли от различни податели, като ви помага да поддържате входящата си кутия чиста и без излишни неща. Просто не забравяйте да създадете уникални псевдоними, когато се регистрирате.

Добавянето на „+any.alias“ към вашия имейл адрес ще позволи на имейлите да достигат до входящата ви кутия. Например, ако вашият имейл е johndoe@gmail.com, можете да създадете различни негови версии, като johndoe+friends@gmail.com или johndoe+work@gmail.com.

И можете просто да филтрирате имейли и да сортирате важните съобщения от нежеланата поща. Можете да споделите конкретен имейл адрес, съдържащ знака „+“, с хора като близки контакти, за да сте сигурни, че тези съобщения ще достигнат до вашата приоритетна входяща кутия.

Добра идея е псевдонимите на имейлите ви да са ясни, за да запомните целта, за която сте ги създали. Този съвет също е полезен при управление на неща като абонаменти, които са свързани с вашия акаунт, тъй като можете да създадете конкретна група за всеки псевдоним.

Съветите, които споделихме тук, могат да ви помогнат да организирате входящата си поща в Gmail бързо и лесно, което прави управлението на имейлите лесно. Почти всеки от тях е лесен за изпробване и прилагане и отнема само няколко секунди. Можете дори да изпробвате някои от тях, когато използвате Gmail на мобилни устройства.

Ако търсите повече опции, които могат да улеснят организирането на входящата ви поща в Gmail, има няколко разширения и добавки на браузъра, които може да си струва да разгледате, като това по-долу.